Ontwikkelingen

Van Businessinformatieplannen naar Concerninformatieplan

In het 2e kwartaal zijn de Businessinformatieplannen (BIP’s) opgeleverd. In het BIP wordt de informatiebehoefte van het cluster beschreven, gebaseerd op een analyse van doelstellingen, producten en primaire processen. Aan de hand van de BIP’s is het concerninformatieplan opgesteld. Daarbij ligt de focus op de gemeenschappelijke informatiebehoefte en ICT-voorzieningen op concernniveau. Na prioritering van de plannen wordt de uitvoering ter hand genomen.

Nieuwe werkomgeving en Project Legacy

De migratie naar de nieuwe werkomgeving is afgerond. De gemeente maakt nu gebruik van het besturingssysteem Windows 8.1 en MS Office 2013. Daarmee beschikken de medewerkers over een moderne en veilige kantoor- en thuiswerkomgeving Van de in totaal 1.512 applicaties zijn er 770 vervallen en 622 gemigreerd naar de nieuwe omgeving.
120 applicaties konden niet zonder meer gemigreerd worden. Het project Legacy (april 2016 – mei 2018) gaat zorgen voor een oplossing voor deze applicaties.
Beide projecten zijn opgenomen in de Monitor ICT Projecten.

Implementatie mobiele telefonie

Rotterdam heeft met 280 gemeentes meegedaan met een gezamenlijke aanbesteding voor
mobiele telefonie, spraak en data, georganiseerd door de VNG. VNG heeft met deze
aanbesteding 4 leveranciers geselecteerd. Het is vervolgens aan de afzonderlijke gemeenten
om een partij te selecteren.
In februari jl. is een offerteaanvraag verstuurd naar de vier geselecteerde aanbieders. Uit de offertes is de economisch meest voordelige aanbieding geselecteerd. Dit is de aanbieding van T-Mobile, die naast meer functionaliteit ook ca. 80% lagere tarieven oplevert. In de periode augustus 2016 t/m 1e kwartaal 2017 zal de overgang naar onze nieuwe provider projectmatig worden gerealiseerd, waaronder de omwisseling van 11.000 simkaarten voor personen (telefonie+data) en 2.000 simkaarten (data) voor apparaten (bv verkeerslichten).

Innovatie

In 2016, 2017 en 2018 is in totaal € 4 mln aan extra middelen beschikbaar voor innovatie. Dit
gebeurt door middel van toevoegingen aan de bestemmingsreserve Digitalisering en Innovatie (2016: € 1 mln, 2017: € 2 mln, 2018: € 1mln). Innovatie wordt gezien als middel om zaken in de stad te realiseren.
De middelen worden aangewend voor de digitalisering van werkprocessen bij clusters, het
versnellen en verbreden van zaakgewijs werken en het verder ontwikkelen van informatiegestuurd werken binnen het concern (zie onderstaand voor nadere toelichting).

Digitalisering van werkprocessen

Momenteel is een concernbreed digitaliseringstraject in voorbereiding, dat voorziet in het digitaliseren van in aanmerking komende werkprocessen. Deze impuls is nodig omdat Rotterdam een moderne gemeente en werkgever wil zijn die haar primaire werkprocessen efficiënt heeft ingericht en die voldoet aan het verwachtingspatroon van burgers en bedrijven. Dit is een majeure operatie waarvoor een deel van de bestemmingsreserve (€ 2 mln) wordt ingezet.

Informatiegestuurd werken

Met informatiegestuurd werken maken we gebruik van verschillende databronnen, om beleidsvraagstukken en operationele beslissingen op basis van betrouwbare informatie te kunnen nemen. De toegekende bestemmingsreserve (€ 1 mln) wordt o.a. ingezet voor het uitvoeren van 2 – 3 pilots, het oplossen van privacy- en beveiligingsvraagstukken, het verwerven van de benodigde ICT-middelen en het opleiden medewerkers.

Zaakgewijs werken – DWARSS

Met zaakgewijs werken verbeteren we de dienstverlening voor de Rotterdammer én maken we
het de medewerker gemakkelijker. De Rotterdammer die de gemeente een verzoek heeft
gedaan, krijgt online snel inzicht in de status van zijn verzoek. De medewerker ziet online
welke collega’s met dit verzoek bezig zijn, kan de voortgang van het verzoek volgen en kan
zijn kennis delen met collega’s. Zowel voor de burger als de medewerkers verbetert dit de
dienstverlening.
Najaar 2016 wordt begonnen met het aansluiten van processen van de clusters dienstverlening (publiekszaken) en stadsontwikkeling (bouw- en woningtoezicht).
De toegekende bestemmingsreserve (€ 1 mln) biedt ruimte om de invoering van zaakgewijs werken te versnellen en te verbreden. Het betreft Meldingen systeem buitenruimte (MSB), Handhavingssysteem HAS, Bestuurlijke besluitvorming en Publieksreacties.