Ontwikkelingen

Digitaliseren en automatiseren van processen

De prioriteiten voor 2017 liggen bij Basis Gezond en bij Innovatie. Basis Gezond creëert ‘een informatievoorziening die voldoet aan landelijke en internationale (open) standaarden en algemeen geaccepteerde kwaliteitseisen op gebied van betrouwbaarheid, informatiebeveiliging, performance, flexibiliteit en gebruikers. Standaardisatie, efficiency en best-practices binnen de overheid zijn en blijven daarbij het uitgangspunt.

De tweede prioriteit is ‘Innovatie’. Innovatie is geen wens meer, maar een absolute noodzaak om te kunnen bijblijven. Verdere stroomlijning van werkprocessen en het beter gebruiken van gegevens gaan leiden tot een beter op de klant afgestemde dienstverlening. Met de bestemmingsreserve van € 4 mln voor Digitalisering en Innovatie (2016 – 2018), krijgen de speerpunten digitalisering van werkprocessen, zaakgewijs werken en informatiegestuurd werken in 2017 een stevige impuls.

Financiële ondersteuning en advisering

Door het solide functioneren van de financiële functie is ook over jaar 2015 een goedkeurende accountantsverklaring op zowel getrouwheid als rechtmatigheid ontvangen. Bij de doorontwikkelingen van de financiële functie wordt de sturingsinformatie daarvoor geoptimaliseerd, gebruikmakend van het Concern Dashboard. Het concern wordt hiermee ondersteund en kan door tijdige sturing haar beleidsdoelen realiseren.  

Daarnaast zijn er procesverbeteringen gaande waarmee de verdere professionalisering en daarmee betere dienstverlening richting andere organisatieonderdelen vorm wordt gegeven. Waaronder het digitaal ontvangen, verwerken en verstrekken van facturen en het automatiseren van koppelingen tussen primaire processystemen en de centrale organisatie. Met de beweging van automatiseren en standaardiseren wordt bijgedragen aan de besparingsopgave van het collegeprogramma. Ook vindt er een beweging plaats waarbij binnen het domein de processen worden geïntegreerd en er meer sprake zal zijn van centrale sturing op het domein financiën.

Personele ondersteuning en advisering

Medewerkers willen in toenemende mate regie over hun werk, hun persoonlijke ontwikkeling en hun HR-zaken. Om als aantrekkelijke werkgever bekend te staan borduurt de gemeente in 2017 voort op de eerder uitgezette lijnen. De visie op het Rotterdamse werkgeverschap dat in 2015 aan de raad is toegezonden, vormt de basis. Rotterdam wil te boek staan als een werkgever waar medewerkers hun kennis en ervaring kunnen inzetten en hun talent ook verder kunnen ontwikkelen. Deze visie is afgelopen jaar uitgewerkt in een concrete uitvoeringsagenda, die bestaat uit vier onderdelen: strategische personeelsplanning, vernieuwing gesprekscyclus, flexibele arbeid en aanpak (langdurig) ziekteverzuim. Deze vier onderdelen zijn in 2016 ter hand genomen, in 2017 wordt hieraan verder gewerkt. De resultaten die hierop geboekt worden, dragen bij aan de positie en ontwikkeling van de medewerkers.

Communicatieve ondersteuning en advisering

De communicatieve ondersteuning en advisering bestaat uit het regisseren van de gemeentelijke
communicatie en de ondersteuning van de medewerkers van de gemeente bij het aangaan van het contact met de samenleving.
Voor de komende periode zijn de opgaven van de afdeling communicatie:

  • Implementeren van een nieuwe corporate communicatiestrategie.
  • Versterken van relaties en netwerken met belangrijke partners en strategische allianties zoals universiteiten, hogescholen, beroepsverenigingen, partijen in de stad en andere gemeenten.
  • Verbetering van de Stijl van het Huis, uitmondend in een hernieuwde visie op taal, toonzetting, beeld, web en afzenderschap.
  • Versterken van het imago van Rotterdam, met o.a. de slogan/stijl van ‘Make it happen’.
  • Werken aan een goed werkgeversimago/arbeidsmarktbeleid samen met HR: Daarmee profileert de gemeente zich extern, maar er is ook een interne component, namelijk het behouden van de juiste mensen en het faciliteren van de interne arbeidsmarkt.
  • Implementeren van een nieuw Rotterdam.nl  die vraaggestuurd werkt, op basis van zoekgedrag van de bezoekers.
Zorgdragen voor facilitaire voorzieningen

De facilitaire voorzieningen van de gemeente Rotterdam zijn zeer uiteenlopend. Behalve ICT-voorzieningen gaat het om meer traditionele faciliteiten, zoals catering, schoonmaak en dergelijke.
Doelstelling is om een betrouwbaar en efficiënt facilitair niveau te realiseren. Inkoop en kwaliteit van de geleverde diensten spelen hierbij een belangrijke rol.

Inkoop ondersteuning en advisering

De Rotterdammer wil een betrouwbare, flexibele en compacte overheid, met kwalitatief goede dienstverlening. Samenwerking met en vertrouwen in de markt zijn daarbij essentieel, hierin speelt de inkoopfunctie een rol.
De volgende doelstellingen, waarbij het accent ligt op het professionaliseren van het gehele gemeentelijke inkoopveld, het zorgen voor efficiënte, transparante en integere inkoop,
alsmede het behalen van inkoopvoordelen, blijven onverminderd van kracht:

  • Waardecreatie in de keten, door aan te sluiten bij de gemeentelijke doelstellingen, staat centraal bij de uitvoering van inkoop- en aanbestedingstrajecten.
  • Het borgen en vergroten van de rechtmatigheid en doelmatigheid op concern- en clusterniveau ten aanzien van de wijze waarop wordt ingekocht, waaronder naleving wet- en regelgeving op (Europees) aanbestedingsgebied.
  • Het verlagen van de totale kosten van de gemeente Rotterdam, onder andere door het stroomlijnen van werkprocessen en onderbrengen van inkoopvolume in raamcontracten.
  • Het verder professionaliseren en implementeren van het contractbeheer en contractmanagement.
  • Toenemende aandacht om inkoop als instrument in te zetten om de beleidsdoelen te realiseren. Bijvoorbeeld door het realiseren van kostenbesparing, het stimuleren van het MKB en de regionale economie, door Social Return en door duurzaam inkopen.
  • De inkoopfunctie verder door ontwikkelen als strategische partner van de business door vorm te geven aan het ontwikkelen in expertise, kennis, vaardigheden en het opbouwen en onderhouden van een relevant netwerk zodat het concern snel en efficiënt gebruik kan maken van nieuwe inzichten en ontwikkelingen binnen het vakgebied van inkopen en aanbesteden.
Juridische ondersteuning & advisering

Ondersteuning aan het primaire proces vindt in het juridisch domein onder meer plaats door in te zetten op risicobeheersing in projecten en besluitvorming door zo vroeg mogelijk in processen te adviseren over juridische aspecten. Dit vermindert het aantal bezwaar- en beroepschriften, versoepelt de besluitvorming en voorkomt schadeclaims.